Bienvenue Formation

Bienvenue Formation est une plateforme française de gestion de la formation : convocations, inscriptions, émargement numérique, évaluations, signature électronique, etc.

Utilisée par des organismes de formation, des écoles et des entreprises, Bienvenue Formation simplifie le suivi des présences et l’évaluation de la qualité des formations.

À partir de 338 € HT par an pour un formateur indépendant.

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Bienvenue Formation côté apprenants, formateurs et administrateurs.

Bienvenue Formation

Émargement numérique, feuilles de présence et suivi qualité pour les organismes de formation professionnelle

Bienvenue Formation est une plateforme conçue pour les organismes de formation, les écoles et les académies / campus d’entreprises. Elle simplifie le suivi de la présence des apprenants, automatise la gestion des feuilles d’émargement et facilite l’évaluation de la qualité des formations, qu’elles soient en présentiel ou à distance.

Vous centralisez ainsi ces données clés pour sécuriser votre activité et améliorer la satisfaction de vos apprenants.

Émargement électronique conforme Qualiopi et preuves pour les financeurs

Avec notre solution, vous optimisez le suivi des présences en temps réel, vous éditez des états d’émargement individuels ou collectifs, horodatés et signés, à présenter aux organismes financeurs. Vous évaluez également la montée en compétences ainsi que les acquis des apprenants.

En conformité avec les obligations légales du code du travail, les exigences Qualiopi et les attentes des financeurs comme les OPCO, Bienvenue Formation sécurise vos financements et vous fait gagner un temps précieux dans la gestion administrative.

Que vous soyez organisme de formation, formateur indépendant ou sous-traitant, consacrez votre énergie à transmettre des compétences et obtenir des résultats tangibles !

Table des matières

Découvrir la solution

Intégrations SIRH, ERP, TMS, etc.

Tarifs

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Gagnez en efficacité grâce à des fonctionnalités expertes

Ci-dessous, vous découvrirez toutes les informations essentielles sur notre solution digitale d’émargement numérique et de contrôle qualité des actions de formation. Bienvenue Formation ne se limite pas à l’émargement : la plateforme vous accompagne dans le suivi des présences des apprenants et l’évaluation de la qualité de vos formations, qu’elles soient en présentiel ou à distance.

Notre solution s’intègre de manière fluide avec votre logiciel de gestion de formation, pour vous faire gagner un temps précieux dans les tâches administratives.

Les fonctionnalités clés de la plateforme

Gérez facilement les convocations et les inscriptions : envoi, relances, suivi des confirmations
Suivez les présences et absences en temps réel : saisie simplifiée sur smartphone, tablette, ordinateur
Éditez des feuilles d’émargement horodatées : signées par le formateur, archivées en ligne
Analysez finement l’assiduité : taux de présence par journée ou demi-journée de formation, session, module, groupe, stagiaire…
Évaluez les acquis et la satisfaction : questionnaires avant, pendant, après la formation pour vérifier si les objectifs sont atteints
Identifiez les risques de décrochage : alertes sur les absences, retards, faible participation tout au long de la formation
Faites signer électroniquement les documents : contrats, conventions, attestations… en conformité légale
Sécurisez vos financements : preuves juridiques de la réalité des actions de formation conformes aux exigences des financeurs

Un back-office, un accès web et une application mobile

L’application est facilement utilisable par le service administratif via un back-office dédié. Les formateurs et les apprenants y accèdent par un navigateur internet ou les applications iOS et Android.

Vous êtes organisme de formation, CFA, école de l’enseignement supérieur, académie d’entreprise, service RH ou formateur indépendant ? Vous avez des besoins spécifiques de suivi des formations, en présentiel ou à distance ? Demandez une démonstration personnalisée pour découvrir comment Bienvenue Formation répond précisément à vos enjeux.

Cliquez ici pour planifier une démonstration.

Convocations

Envoi, personnalisation, relances, suivi des confirmations de présence.

Feuilles de présence

Suivi des présences et absences en temps réel. Édition des feuilles d’émargement horodatées.

Évaluations et questionnaires

Création des questionnaires d’évaluation des acquis et de la satisfaction. Analyse des résultats.

Signature électronique

Signature simplifiée et sécurisée des documents : contrats, conventions, attestations, certificats…

Ils font confiance à notre plateforme de gestion d’émargement de formation

Bienvenue Formation : une plateforme de gestion de formation aux fonctionnalités intuitives

Convocations : simplifiez l’envoi des convocations et le suivi des inscriptions

Notre plateforme simplifie grandement le processus d’envoi des convocations aux stagiaires et le suivi des inscriptions, que ce soit pour les formations en présentiel ou à distance.

Gagnez un temps précieux dans cette étape clé de l’organisation de vos actions de formation.

Principales fonctionnalités

Création de modèles de convocations personnalisables (date, lieu, programme, formateur…) pour chaque formation
Envoi des convocations par email, avec gestion des relances
Confirmation de la participation et agrégation des résultats
Suivi en temps réel du nombre d’inscrits et des informations collectées.

Avec notre application, envoyer des convocations et suivre les inscriptions ne sont plus des tâches chronophages.

Notre solution s’adapte à tous vos types de formations, des plus courtes aux parcours certifiants complexes, que vous soyez organisme de formation, formateur indépendant ou sous-traitant d’un organisme de formation.

Feuilles de présence : suivez en temps réel la participation des apprenants

La gestion des présences et des émargements est la fonction centrale de notre outil d’émargement numérique. Il vous permet de suivre avec précision l’assiduité des stagiaires et d’éditer automatiquement les feuilles d’émargement, indispensables pour justifier de la réalité de l’action de formation auprès des organismes financeurs.

Principales fonctionnalités

Suivi des présences, absences, retards en temps réel avec horodatage, pour les formations en présentiel et les formations à distance
Émargement digital possible sur smartphone, tablette et ordinateur, avec différents types de signature (manuscrite, code PIN…)
Émargement sécurisé par signature du formateur pour une valeur probante, permettant de justifier de la présence effective des apprenants
Génération automatique d’une feuille d’émargement par journée de formation, conforme à la réglementation
Possibilité d’utiliser un état d’émargement individuel ou collectif, avec les informations obligatoires (dates, horaires, pauses…)
Calcul automatisé du taux d’assiduité et du temps de présence effectif par formation, module, stagiaire
Alertes aux formateurs et responsables en cas d’absences injustifiées, pour réagir rapidement
Possibilité pour les stagiaires de justifier une absence via l’application et de la documenter

Les modes d'émargement

Sur l'appareil du formateur : chaque stagiaire signe sur sa tablette ou son smartphone.
Par lien individuel : chaque stagiaire reçoit son lien de signature par e-mail et signe depuis son ordinateur ou son téléphone.
Par lien collectif ou QR code, partagé en salle, par e-mail ou dans une messagerie, notamment pour les formations à distance.
Hors connexion : l'application du formateur fonctionne aussi sans connexion internet.

Traçabilité des présences et données d'assiduité fiables

Grâce au module Présences et Émargement, vous disposez de données d’assiduité fiables, qui peuvent être contrôlées à tout moment par les financeurs. La feuille d’émargement est un document légal, qui atteste du bon déroulement de la formation. Notre solution vous permet de répondre aux obligations de traçabilité de la présence des apprenants et de sécuriser le financement de vos formations.

Que vos formations aient lieu en présentiel ou dans le cadre d’une formation à distance, notre outil d’émargement numérique automatise la gestion des feuilles de présence et vous fait gagner un temps précieux, tout en renforçant la traçabilité et la sécurité des données. Il s’applique à tous les dispensateurs de formation : organismes de formation, formateurs indépendants, sous-traitants d’un organisme de formation…

Évaluations et questionnaires : évaluez la qualité de vos formations, des formateurs et la satisfaction des participants

Le module Évaluations et questionnaires transforme le contrôle qualité de vos formations. Créez facilement des formulaires d’évaluation pour vérifier si la formation a bien atteint ses objectifs, des quiz pour valider les acquis, ou encore des enquêtes pour mesurer la satisfaction des apprenants et recueillir leurs retours sur les formateurs.

Principales fonctionnalités

Bibliothèque de modèles de questions pour créer rapidement vos évaluations, adaptées à chaque journée de formation
Tous les types de questions pris en charge : QCM, questions ouvertes, notation, date et signature pour certifier les réponses…
Possibilité de personnaliser l’identité visuelle des questionnaires et d’y intégrer un QR code pour un accès facilité
Envoi automatisé des formulaires aux moments clés du processus de formation (avant, pendant, après)
Relances automatiques paramétrables pour maximiser le taux de réponse et la fiabilité des données
Analyse des résultats facilitée par des tableaux de bord et graphiques, permettant de suivre les temps de connexion par stagiaire
Suivi de l’évolution des résultats dans le temps, comparaison entre sessions pour une amélioration continue
Export des données consolidées sous la forme d’un tableau, avec le détail par jour et par apprenant

Mesurer la qualité et progresser

Avec le module Évaluations et questionnaires, vous disposez de puissants outils pour mesurer la qualité de vos formations, contrôler les états d’avancement et identifier les axes d’amélioration. Nos questionnaires peuvent également servir à évaluer la ponctualité et les absences, en complément des feuilles de présence.

Notre solution s’adapte à tous les types de formation (formation en présentiel ou à distance) et à tous les acteurs : organismes de formation, formateurs indépendants, sous-traitants d’un organisme de formation… Elle est paramétrable en fonction de vos besoins et peut être utilisée sur plusieurs jours de formation.

Signature électronique : faites signer tous vos documents de manière sécurisée

Le module Signature électronique vous fait entrer dans l’ère du zéro papier. Faites signer électroniquement tous les documents liés à vos formations : contrats, conventions, règlements intérieurs… La signature électronique est légalement valide et vous permet de prouver le consentement des signataires.

Principales fonctionnalités

Envoi de documents à signer en quelques clics depuis notre application
Formats de fichiers courants pris en charge : PDF, Word, Excel, PowerPoint…
Processus de signature intuitif pour les signataires, sur tout appareil
Signature électronique légalement valide (conforme au règlement eIDAS)
Preuve de consentement, horodatage et traçabilité des signatures, essentielles en cas de litige
Relances automatiques paramétrables des signataires suite à une demande de signature
Archivage automatique des documents signés avec horodatage
Espace personnel pour chaque signataire avec l’historique des documents signés

Signature électronique pour tous les acteurs de la formation

Notre module Signature électronique s’adresse à tous les acteurs de la formation : organismes de formation, formateurs indépendants, sous-traitants… Il est complémentaire de notre solution d’émargement qui permet de dématérialiser les feuilles de présence.

En choisissant la Signature électronique de notre logiciel, vous sécurisez tous vos documents contractuels et renforcez leur valeur probante. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la transmission des compétences et le suivi de l’assiduité des apprenants, en toute conformité avec les obligations légales de votre secteur.

Les intégrations possibles avec Bienvenue Formation

Bienvenue Formation s’intègre soit via des connecteurs standard, soit via des connecteurs personnalisés à vos outils habituels : ERP, TMS, CRM, LMS.
Nous avons l’habitude de gérer ces projets d’intégration et nous avons les équipes en interne pour développer votre connecteur personnalisé.

Avec un connecteur, les sessions, les stagiaires et les formateurs arrivent dans Bienvenue Formation sans double saisie.

Pour rappel, notre solution est développée à Lyon et hébergée en France, et nous n’utilisons pas de solutions comme Zapier ou Make (Integromat) pour faire transiter les données.

Ci-dessous la liste non exhaustive des logiciels avec lesquels nous pouvons nous intégrer.

Les tarifs de notre logiciel de gestion de l’assiduité et de contrôle qualité